Khách hàng thân thiết, thẻ tem & voucher

Chương trình khách hàng thân thiết tưởng thưởng khách quen và cho khách một lý do để quay lại với bạn thay vì đi tìm chỗ khác. Bạn đặt ra luật chơi; hệ thống tự động theo dõi tiến độ của từng khách và trao phần thưởng dưới dạng voucher để khách dùng khi nào thấy tiện.

Hai kiểu chương trình

Bạn có thể chạy một trong hai kiểu — hoặc cả hai:

Theo lượt (thẻ tem) — khách kiếm một con tem mỗi lượt đến đủ điều kiện và nhận thưởng khi đủ số lượng bạn đặt ra. Kiểu "gom tem, nhận quà."
Theo điểm — khách kiếm điểm khi chi tiêu, và đổi điểm sau này.

Tạo một chương trình

Chọn Thêm chương trình.
Đặt tên và chọn loại (theo lượt hoặc theo điểm).
Với thẻ tem: đặt số lượt cần gom.
Đặt giá trị booking tối thiểu và hạn dùng của voucher (xem bên dưới).
Chọn phần thưởng: giảm theo phần trăm hoặc một dịch vụ miễn phí, kèm nhóm dịch vụ phần thưởng áp dụng.
Lưu lại, và đặt Kích hoạt khi bạn đã sẵn sàng.

Điều kiện được đóng tem

Một lịch hẹn hoàn tất = một con tem — bất kể trong đó có bao nhiêu dịch vụ. Thứ quyết định lượt đó có được tính hay không là giá trị booking tối thiểu: khách phải trả ít nhất bằng mức đó mới được tem. Để trống thì mọi lịch hẹn hoàn tất đều được một tem.

Điều này là có chủ đích: thẻ tem thưởng cho việc khách quay lại, và tính theo lượt thì công bằng cả hai phía — khách không gom được ba tem trong một buổi, còn bạn vẫn đặt được ngưỡng để một lần tỉa mái 100 kr không tính ngang một buổi làm đầy đủ.

Voucher sống được bao lâu

Hạn dùng của voucher (tháng) quy định voucher đã phát còn dùng được bao lâu — ví dụ 6 tháng. Để trống thì voucher không bao giờ hết hạn. Có thời hạn thì khách quay lại sớm hơn; không thời hạn thì dễ chịu hơn. Tuỳ bạn chọn.

Phần thưởng áp dụng cho dịch vụ nào

Tách khỏi phần tích luỹ, bạn chọn nhóm dịch vụ mà phần thưởng áp dụng. Để trống nghĩa là mọi dịch vụ. Chính nhờ vậy mà bạn chạy được kiểu khuyến mãi "làm bất kỳ dịch vụ nào 10 lần → được gội đầu miễn phí": vế tích luỹ rộng, vế phần thưởng hẹp.

Phần thưởng dịch vụ miễn phí bắt buộc phải nêu rõ nhóm dịch vụ. Không giới hạn thì tấm thẻ gom từ những lần cắt tóc 300 kr có thể đổi lấy buổi nhuộm 2 200 kr — nên hệ thống yêu cầu bạn nói rõ mình cho không cái gì.

Chương trình điểm hoạt động khác. Ở đó bạn đặt tỷ lệ tích điểm, tỷ lệ đổi điểm, và nếu muốn thì chọn dịch vụ nào được tích điểm. Điểm tính trên số tiền khách thực sự đã trả, nên lượt chưa thu tiền thì không có điểm; và lượt đó đủ điều kiện nếu bất kỳ dịch vụ nào trong đó nằm trong danh sách. Hạn của điểm là thiết lập riêng, khác với hạn voucher ở trên.

Từ tem thành voucher

Khi khách gom đủ thẻ, hệ thống phát cho họ một voucher có mã riêng (ví dụ STAMP-4K7M-9QX2). Không phải in, không phải ký:

Khách nhận con tem cuối cùng ở một lượt đã hoàn tất và đạt mức tối thiểu bạn đặt.
Voucher được tạo đứng tên khách và hiện trong tài khoản của họ trên trang đặt lịch của bạn.
Khách dùng lúc nào cũng được — online, hoặc đọc mã cho bạn tại quầy.

Mỗi voucher thuộc về một khách và dùng được một lần.

Khách được báo tự động — nhưng vẫn hãy nói tại quầy. Thẻ vừa đầy, khách nhận ngay email (kèm tin nhắn nếu có số điện thoại) báo mã voucher, phần thưởng và hạn dùng. Trước ngày hết hạn 7 ngày khách nhận thêm một email nhắc, và một email nữa khi voucher đã hết hạn. Dù vậy, câu "thẻ của chị đầy rồi, lần gội tới salon mời nhé" nói tại quầy vẫn ăn đứt một cái email — hộp thư thì đầy, còn khách thì đang đứng trước mặt bạn.

Email chỉ gửi khi công tắc email thông báo của salon đang bật (Cài đặt → Thông báo). Tắt công tắc đó là tắt tất cả email, kể cả email voucher.

Con tem được tính vào lúc nào

Một lượt cần cả hai điều mới được tính: phải được đánh Hoàn tất, và phải đã thu tiền đạt mức tối thiểu. Điều nào xảy ra sau thì đó là lúc con tem xuất hiện — nên trong luồng quầy thường thấy (xong dịch vụ → đánh hoàn tất → thu tiền), con tem lên đúng lúc bạn thu tiền.

Cũng có nghĩa: một lượt hoàn tất mà không ai trả tiền thì không được tem — đúng mục đích của mức tối thiểu.

Phần thưởng thực sự đáng bao nhiêu

Hai nguyên tắc giữ cho giá trị luôn đoán trước được:

Dịch vụ miễn phí nghĩa là MỘT dịch vụ — không bao giờ là cả buổi. Nếu lịch hẹn có nhiều dịch vụ, voucher cho không dịch vụ đắt nhất trong phạm vi nó phủ, phần còn lại khách vẫn trả.
Giảm theo phần trăm chỉ tính trên phần hoá đơn nó phủ — tức là các dịch vụ trong danh sách phần thưởng, không phải toàn bộ hoá đơn.

Sản phẩm không bao giờ được giảm giá — xem Sản phẩm & bán kèm.

Luật chơi được đóng băng vào từng voucher lúc phát. Sau này bạn sửa phần thưởng của thẻ thì voucher đã nằm trong tay khách vẫn giữ đúng thoả thuận cũ. Voucher phát sau mới theo luật mới.

Dùng voucher

Khách tự dùng, online. Khách nhập hoặc chọn voucher của mình ngay trên trang đặt lịch. Trước khi xác nhận, họ thấy rõ voucher làm gì — "Gội đầu miễn phí" hoặc số tiền được giảm.

Bạn hoặc nhân viên áp hộ, tại quầy. Khách gọi điện đặt lịch hay khách vãng lai không nên mất phần thưởng do chính salon phát ra:

Tạo lịch hẹn, chọn khách và dịch vụ trước.
Nhập mã voucher vào ô voucher rồi bấm áp dụng.
Chân biểu mẫu hiện giá sau khi giảm — đọc đúng con số đó cho khách.
Lưu lịch hẹn.

Ai trong đội cũng làm được, giống như ai cũng thu tiền được. Nếu sau đó bạn đổi khách hoặc đổi dịch vụ, hãy áp lại voucher — khoản giảm gắn với đúng tổ hợp đã tính, nên nó không âm thầm hiện một con số đã hết đúng.

Nếu voucher không phủ dịch vụ nào trong lịch hẹn

Bạn sẽ thấy thông báo nêu tên những dịch vụ voucher dùng được, và khoản giảm không được áp. Voucher vẫn còn nguyên trong tài khoản khách — không ai đốt cả một tấm thẻ tem để lấy 0 đồng. Hãy thêm một dịch vụ đủ điều kiện, hoặc để khách giữ voucher cho lần sau.

Vòng đời của voucher

flowchart LR
    A[Sẵn sàng] -->|Áp vào một lịch hẹn| B[Đang giữ chỗ]
    B -->|Lịch hẹn hoàn tất| C[Đã dùng]
    B -. Huỷ lịch trước khi thu tiền .-> A
    B -. Huỷ lịch sau khi đã thu tiền .-> D[Mất]
    A -. Quá hạn sử dụng .-> E[Hết hạn]

Sẵn sàng — nằm trong tài khoản khách, dùng được ngay.
Đang giữ chỗ — đã gắn vào một lịch hẹn chưa diễn ra. Cùng lúc đó không dùng được ở nơi khác.
Đã dùng — lịch hẹn đã hoàn tất và phần thưởng đã tiêu.
Lịch bị huỷ hoặc bị đánh vắng mặt thì voucher quay lại trạng thái sẵn sàng — khách đã tích đủ để có nó, và phí huỷ hoặc tiền cọc bị giữ đã là mức phạt đủ rồi. Không lấy thêm voucher của họ nữa.
Voucher quá ngày hết hạn (nếu bạn có đặt thời hạn) thì tự chuyển sang hết hạn và không dùng được nữa.

Huỷ lịch thì phần đã tích cũng được hoàn lại đúng chỗ

Nếu một lượt bị huỷ hoặc bị đánh vắng mặt, những gì lượt đó đã tích sẽ được đảo lại: con tem của lượt đó bị gỡ và điểm nó đã cộng bị thu hồi. Một lượt không diễn ra thì không nên đẩy khách gần hơn tới phần thưởng — và quan trọng không kém: thẻ của khách không bị kẹt ở chu kỳ mới trong khi phần thưởng đã bốc hơi.

Sửa lịch hẹn đang có phần thưởng

Đổi dịch vụ trên một lịch hẹn thì khoản giảm được tính lại, để khách không bao giờ phải trả một con số không còn khớp với hoá đơn:

Dịch vụ được miễn phí vẫn ghim đúng vào dịch vụ đã được thưởng, tính theo giá hiện tại của dịch vụ đó.
Nếu bạn xoá chính dịch vụ được giảm, phần thưởng được trả lại cho khách — nó không tự trượt sang một dịch vụ khác, có thể đắt hơn. Voucher trở lại trạng thái sẵn sàng, hoặc số tem được hoàn.

Khách nhìn thấy gì

Trên trang đặt lịch của bạn, khi đã đăng nhập, khách thấy phần thân thiết của riêng mình: đã gom được bao nhiêu tem, đang có voucher nào, voucher hết hạn khi nào, và áp dụng cho dịch vụ nào. Voucher đang gắn với một lịch hẹn sắp tới thì hiện là đang giữ chỗ.

Nhân viên cũng xem được trạng thái thân thiết của khách để nói đúng câu cần nói tại quầy — "thêm một lượt nữa là lần này salon mời nhé."

Một thẻ tem đơn giản thường là điểm khởi đầu dễ nhất: khách quen thuộc, giải thích nhanh, và bạn dễ tính chi phí.

Tiếp: Báo cáo →