Lịch & lịch hẹn
Lịch là nơi bạn dành phần lớn thời gian trong ngày. Nó hiển thị các lịch hẹn của bạn được sắp theo thời gian, với một cột cho mỗi nhân viên, để bạn thấy ai đang làm gì và chỗ nào còn trống.
Đọc lịch
- Mỗi cột là một nhân viên; mỗi khối là một lịch hẹn, đặt theo thời gian của nó và tô màu theo trạng thái.
- Luôn có một cột Chưa phân công cho những lịch hẹn chưa có nhân viên (ví dụ, một khách đặt "ai cũng được"). Xem Khách vãng lai & tự nhận việc.
- Di chuyển giữa các ngày bằng bộ điều khiển ngày ở phía trên.
Trên điện thoại, lịch trở thành một ngày duy nhất cuộn được để vẫn dễ đọc.
Tạo một lịch hẹn
- Chọn Đặt lịch mới (nút +).
- Chọn khách hàng — tìm một khách có sẵn, hoặc thêm khách mới ngay tại chỗ. Với người không có hẹn, dùng Khách vãng lai.
- Thêm một hoặc nhiều dịch vụ. Mỗi dịch vụ có thể có nhân viên và thời gian riêng, để một khách có thể chuyển từ người này sang người khác trong cùng một lần đến.
- Xác nhận ngày và giờ.
- Lưu.
Hệ thống kiểm tra trùng lịch trong lúc bạn thao tác, nên bạn không vô tình đặt trùng cùng một người.
Mở, sửa hoặc hủy một lịch hẹn
Chọn bất kỳ lịch hẹn nào để mở chi tiết của nó — khách hàng, dịch vụ, thời gian, trạng thái và thanh toán.
- Để thay đổi, dùng nút sửa (bút chì) — bạn có thể đổi dịch vụ, thời gian, nhân viên, hoặc ghi chú.
- Để hủy một lịch hẹn, hủy nó ngay tại đó.
Thanh toán nằm trong luồng riêng của nó, không nằm trong biểu mẫu chỉnh sửa. Xem Thanh toán & tiền đặt cọc.
Trạng thái lịch hẹn
Mỗi lịch hẹn có một trạng thái theo dõi nó đang ở đâu trong lần đến. Màu trạng thái trên lịch cho bạn biết ngay chỉ với một cái nhìn, và bạn tự đẩy nó tiến lên khi mọi việc diễn ra — hệ thống không bao giờ nhảy trước bạn.
Luồng thông thường
Một lịch hẹn điển hình đi qua các bước này theo thứ tự:
flowchart LR
A[Chờ xác nhận] -->|Xác nhận| B[Đã xác nhận]
B -->|Khách đến| C[Đã đến]
C -->|Bắt đầu| D[Đang phục vụ]
D -->|Hoàn tất| E[Hoàn tất]
B -. Hủy .-> X[Đã hủy]
B -. Vắng mặt .-> Y[Vắng mặt]
C -. Hủy .-> X
C -. Vắng mặt .-> Y
A -. Hủy .-> X
- Chờ xác nhận → lịch hẹn đã tồn tại nhưng chưa được xác nhận.
- Đã xác nhận → đã chốt và được mong đợi.
- Đã đến → khách đã báo đến.
- Đang phục vụ → dịch vụ đang được thực hiện.
- Hoàn tất → xong hết.
Có hai điều có thể xảy ra thay vì hoàn thành: một lịch hẹn có thể bị Đã hủy (bị hủy bỏ) hoặc bị đánh dấu Vắng mặt (khách không đến).
Bạn làm gì ở từng trạng thái
Mở một lịch hẹn và bạn sẽ thấy những hành động phù hợp với trạng thái hiện tại của nó:
| Trạng thái | Nghĩa là gì | Bạn có thể làm gì tiếp |
|---|---|---|
| Chờ xác nhận | Mới, chưa xác nhận | Xác nhận · Hủy |
| Đã xác nhận | Đã chốt, được mong đợi | Đánh dấu đã đến · Bắt đầu · Hủy · Vắng mặt |
| Đã đến | Khách đã báo đến | Bắt đầu · Hủy · Vắng mặt |
| Đang phục vụ | Dịch vụ đang diễn ra | Hoàn tất |
| Hoàn tất | Xong | — (kết thúc) |
| Đã hủy | Đã hủy bỏ | — (kết thúc; dùng Tạo lại để đặt lại) |
| Vắng mặt | Không đến | — (kết thúc) |
Bạn sẽ thường đánh dấu khách Đã đến khi họ bước vào (hoặc bằng cách quét mã QR của họ), rồi Hoàn tất khi họ ra về.
Vài điều cần biết
- Khách vãng lai nhảy thẳng đến Đang phục vụ — khách đã ngồi vào ghế rồi, nên không có gì để xác nhận hay chờ đợi.
- Tự động xác nhận: tùy theo chính sách đặt lịch của bạn, các lịch đặt online có thể vào thẳng Đã xác nhận và bỏ qua Chờ xác nhận.
- Hoàn tất, Đã hủy và Vắng mặt là các trạng thái kết thúc — lịch hẹn không đi tiếp từ đó. Để đặt lại một lịch hẹn đã hủy, dùng Tạo lại, nó khởi tạo một lịch hẹn mới từ thông tin của lịch cũ.
Trạng thái tách biệt với tiền. Đánh dấu một lịch hẹn Hoàn tất không thu tiền của ai cả — hai thứ được theo dõi độc lập. Một lịch hẹn đã hoàn tất có thể đã thanh toán đủ, thanh toán một phần hoặc chưa thanh toán, và bạn vẫn có thể thu tiền hoặc hoàn tiền sau đó. Tiền thực sự chuyển đi như thế nào và khi nào sẽ được nói ở phần tiếp theo, trong Thanh toán & tiền đặt cọc.